Reisregels
Ongevallenverzekering
Het is verplicht om een reisverzekering te hebben die boulderongevallen dekt. Leden die geen reisverzekering hebben, mogen niet mee. Wel kunnen de volledige kosten voor de reis in rekening worden gebracht (zie afzeggen & annulering). Meer informatie over verzekeringen vind je op Reisverzekering.
Afzeggen & annulering
Opgeven en ingeloot worden, betekent meegaan. Houd dus jouw agenda bij de hand wanneer je inschrijft voor een UBoulder reis. Indien tijdig wordt afgezegd, minimaal een maand van tevoren, hoeft de afzegger de deelnamekosten niet te betalen.
Als je je afmeldt voor een trip later dan 1 maand van te voren word je geplaatst op een afmeldlijst. Zodra er nog een persoon zich aanmeldt voor de trip neemt deze persoon jouw plek over. Zo niet dan betaal je gewoon mee voor de reeds gemaakte kosten. Bij de afmeldlijst mag het lid dat zich het eerste heeft afgemeld het eerste van de afmeldlijst af. Dit geldt ook als er vervangers worden aangedragen. Ter illustratie: iemand die 3e op de afmeldlijst staat draagt een vervanger voor. Hierdoor gaat de 1e op de afmeldlijst eraf, en schuift degene die de persoon aandroeg door naar plek 2.
De reiscommissie heeft het recht om de reis te annuleren vanwege slecht weer, te weinig deelnemers of logistieke problemen. Wanneer de reis vanwege slecht weer wordt geannuleerd, mag UBoulder de reeds gemaakte kosten voor de reis in rekening brengen bij de deelnemers. Wanneer een reis vanwege slecht weer wordt afgezegd door de Reiscommissie, gebeurt dat minimaal 48 uur voor vertrek.
Alcohol en drugs
Bestuurders van voertuigen op de reis hebben het recht om een deelnemer de toegang tot het voertuig te weigeren, wanneer deze middelen bij zich draagt die verboden zijn in het land van bestemming of landen op de route daarheen. Verder is het verboden om alcohol en drugs te gebruiken in één van de voertuigen tijdens de trip. Dit geldt ook voor passagiers en zelf meegebrachte voertuigen.
Verkeersboetes
Wanneer, om wat voor reden dan ook, een verkeersboete wordt ontvangen, zal de bestuurder de kosten moeten vergoeden. Deze kan, in overleg, de kosten delen met de rest van de inzittenden van het voertuig. Hetzelfde geldt ook voor parkeerboetes.
Schade rijden
Wanneer er schade wordt gereden aan het busje, dient de bestuurder €50,- van het eigen risico te betalen. De rest van de schade wordt gedeeld door alle deelnemers van de betreffende reis, tenzij het bestuur anders besluit. Het eigen risico bedraagt maximaal €275,- per schadegeval. Bij meerdere schadeconstateringen wordt 50% van de extra schadegevallen opgevangen door de Outdoor commissaris, tenzij het bestuur anders besluit.
Vergoeding eigen vervoer
Wie een eigen voertuig inbrengt ten behoeve van een door UBoulder georganiseerde reis, ontvangt een onkostenvergoeding van €0,04 per kilometer. Deze vergoeding wordt net als alle andere onkosten verrekend in Wie Betaalt Wat (zie Aanbetaling, onkosten & afrekening).
Op basis van het berekende aantal kilometers is de vergoeding gestandaardiseerd voor de drie meest voorkomende bestemmingen:
Fontainebleau: €48,-
Glees: €24,-
Avalonia: €18,-
De reiscommissie maakt voorafgaand aan de reis expliciet bij de deelnemers bekend wie er recht heeft op een onkostenvergoeding. Stelregel hierbij is dat het ingebrachte voertuig zowel bij de heen- als terugreis beschikbaar is voor het vervoer van extra personen of materiaal van UBoulder en dat deze personen of dit materiaal niet anderzijds kunnen worden vervoerd. Bij de zomerweek worden geen vergoedingen uitgekeerd. Dit vanwege het decentrale karakter van de reis.
Schade eigen vervoer
Wanneer er schade wordt gereden aan een ingebrachte auto, wordt er per voorval gekeken naar een passende oplossing. Er wordt gekeken naar directe verantwoordelijkheid van de bestuurder, een externe partij of slijtage. De rest van de schade wordt gedeeld door alle deelnemers van de betreffende reis, tenzij het bestuur anders besluit.
Taakverdeling
Voor het succesvolle verloop van een reis is het belangrijk dat iedere deelnemer taken op zich neemt. Deze taken variëren van het doen van boodschappen, het ophalen van een gehuurde auto of bus, koken, afwassen en wat de reiscommissie verder nodig acht.
Voorafgaand aan de reis maakt de reiscommissie een taakverdeling onder de deelnemers. Deelnemers zijn verplicht om deze taken uit te voeren. Wanneer een lid zonder geldige reden weigert een taak uit te voeren, heeft de reiscommissie ten allen tijde het recht om dit lid deelname aan de betreffende én toekomstige reizen te ontzeggen. Indien dit besluit minder dan een maand voor vertrek van de reis valt, mogen (extra) gemaakte kosten op het lid worden verhaald (zie ‘Afzeggen & annulering’).
Aanbetaling, onkosten & afrekening
Bij inschrijving van de reis heeft UBoulder het recht om een aanbetaling te eisen. Deze aanbetaling staat in verhouding met de financiële verplichtingen die UBoulder verwacht aan te gaan tijdens het organiseren van de reis (bijvoorbeeld voorschot voor accommodatie, betaling van voertuighuur). Wie een week voor vertrek nog geen aanbetaling heeft gedaan, mag worden geweigerd bij aanvang van de reis. Reeds gemaakte en niet terug te draaien kosten worden hierbij op het lid verhaald (zie ‘Afzeggen & annulering’).
Gemaakte onkosten, ten behoeve van de reis, worden gedeeld door alle deelnemers van de reis. Onkosten dient men zelf bij te houden via Wie Betaalt Wat. Deelnemers mogen de aanbetaling voor de reis via WieBetaaltWat declareren bij UBoulder.
De WieBetaaltWat is alleen bedoeld voor het declareren van strikt noodzakelijke, ten behoeve van de reis gemaakte onkosten. Daarom is het verboden om privé-uitgaven of onderlinge schulden te verrekenen in de WieBetaaltWat. Verder is het voor deelnemers verboden om reeds gedeclareerde uitgaven van andere deelnemers te wijzigen, zich aan uitgaven te onttrekken of om de lijst af te rekenen. Dit mag alleen de reiscommissie doen. Twijfels over de juistheid van gedeclareerde uitgaven dient men met de reiscommissie te bespreken.