Huishoudelijk reglement

Wijzigingen

• 10/04/2020 – De conceptvorm van dit Huishoudelijk Reglement is opgesteld door het eerste bestuur van UBoulder en zal worden voorgelegd aan de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering in 2020.

Artikelen

Artikel 1. Doelstelling

1. Onder de doelstellingen vallen onder meer de volgende activiteiten: het doen beoefenen en bevorderen van de bouldersport in de ruimste zin des woords.

Artikel 2. Uitnodiging jaarlijkse Algemene Ledenvergadering

1. De in artikel 12.1 van de Statuten genoemde termijn van acht dagen is een limiet. Als richtlijn geldt een termijn van veertien dagen.
2. De uitnodiging voor de vergadering en agenda worden per e-mail naar alle leden gestuurd.

Artikel 3. Jaarlijkse Algemene Ledenvergadering

1. De Algemene Ledenvergadering is slechts bevoegd tot het nemen van besluiten indien behalve het aanwezige Bestuur tenminste zoveel stemgerechtigde leden aanwezig zijn als het totaal aantal Bestuursleden vermeerderd met één.
2. De Algemene Ledenvergadering is slechts toegankelijk voor leden en hen die door het Bestuur zijn uitgenodigd de vergadering bij te wonen. Het Bestuur deelt bij de opening van de vergadering mede wie zij heeft uitgenodigd. Vervolgens besluit de Algemene Ledenvergadering of zij toestemming verleent tot het bijwonen van de vergadering.
3. Indien één der aanwezigen vermoedt dat er tijdens de Algemene Ledenvergadering in strijd met de Statuten of dit Reglement wordt gehandeld, kan deze persoon dit in de vorm van een punt van de orde naar voren brengen. Dit punt heeft de allerhoogste prioriteit.

Artikel 4. Stemmen tijdens de Algemene Ledenvergadering

1. Een lid welke niet bij de vergadering aanwezig is, kan een ander lid machtigen voor het uitbrengen van zijn stem bij bepaalde onderdelen van de agenda. Hij geeft dit lid een schriftelijke machtiging, waarop wordt vermeld dat de gemachtigde het recht heeft de stem van het lid uit te brengen.
2. Een lid kan niet door meer dan twee andere leden worden gemachtigd.

Artikel 5. Sancties, opzegging lidmaatschap bij nalatigheid

1. Een lid is elk verenigingsjaar contributie verschuldigd. Totdat aan deze verplichting is voldaan, blijft men contributiedebiteur.
2. Opzegging van het lidmaatschap dient schriftelijk bij de secretaris te geschieden. Opzegging van het lidmaatschap dient uiterlijk te gebeuren vóór 1 mei.
3. Een lid dat vóór 1 september van het lopende verenigingsjaar de verschuldigde contributie voor dat jaar niet heeft betaald, blijft contributiedebiteur en wordt namens het bestuur een boete van €15,00 opgelegd. De verschuldigde contributie + boete dient het nalatige lid vóór ingang van het volgende verenigingsjaar te betalen. Indien aan deze verplichting niet wordt voldaan, wordt het nalatige lid per ingang van het volgende verenigingsjaar namens het bestuur het lidmaatschap ontzegd. Het nalatige oud-lid blijft verplicht tot het betalen van de verschuldigde contributie en de opgelegde boete.
4. Wanneer een lid, na deelname aan een UBoulder activiteit, de deelnemerskosten niet betaald heeft ofwel de penningmeester niet gemachtigd heeft tot afschrijving van het verschuldigde bedrag, dan is het bestuur bevoegd om dit lid deelname aan andere UBoulder activiteiten te ontzeggen totdat het openstaande bedrag aan UBoulder is voldaan.
5. Wanneer de kosten voor deelname aan een UBoulder activiteit achteraf bekend worden gemaakt geldt een betalingstermijn van 6 weken alvorens de bovengenoemde bevoegdheid van ontzegging in werking treedt.
6. In geval van ernstige overtreding van één of meer artikelen van de Statuten of dit Reglement of indien een lid anderszins de vereniging onaanvaardbare schade berokkent, is het Bestuur bevoegd de overtreder te straffen met een schorsing van ten hoogste drie maanden.
7. Een dergelijke schorsing treedt pas in werking wanneer de betrokkene hiervan schriftelijk en met redenen omkleed op de hoogte is gesteld.
8. Beroep tegen een dergelijke schorsing is mogelijk op een zitting van de Algemene Ledenvergadering.

Artikel 7. Takenpakket Bestuur

1. De leden van het Bestuur dienen hun algemene en specifieke taken naar beste vermogen te vervullen.

Artikel 8. Voorzitter

1. De Voorzitter leidt de vergaderingen van het Bestuur en is belast met de coördinatie van de taken binnen het Bestuur voor zover hierin niets anders is besloten.
2. De Voorzitter is verantwoordelijk voor het onderhouden van de externe contacten.
3. De Voorzitter is belast met het voorzitten van de Algemene Leden Vergaderingen, tenzij het bestuur anders beslist.

Artikel 9. Secretaris

1. De Secretaris is belast met het notuleren van zowel de Bestuursvergaderingen als de Algemene Ledenvergaderingen. De notulen van deze Algemene Ledenvergaderingen dienen binnen vier weken na de vergadering ter beschikking van de leden te zijn.
2. De Secretaris is belast met het houden en het voeren van de correspondentie van de vereniging.
3. De Secretaris is belast met het bijhouden van de volledige ledenadministratie.
4. De Secretaris is belast met alle schriftelijke arbeid, voor zover deze niet tot de specifieke taak van andere Bestuursleden behoort.

Artikel 10. Penningmeester

1. De Penningmeester is belast met het beheer van de geldmiddelen van de vereniging en de administratie van inkomsten en uitgaven.
2. De Penningmeester houdt toezicht op de financiële activiteiten van zijn medebestuursleden.
3. De Penningmeester wordt gecontroleerd door een kascommissie, die zal bestaan uit leden die het huidige jaar niet in het bestuur zitten. De kascommissie geeft de ALV advies betreffende het gevoerde en het te voeren financieel beleid.

Artikel 11. Financieel mandaat van het Bestuur

1. Het Bestuur heeft de voorafgaande goedkeuring van de Algemene Ledenvergadering nodig voor: het uitgeven van verenigingsgeld boven een bedrag van €500,00 en
2. Het Bestuur houdt zich aan de in de Algemene Ledenvergadering vastgestelde begroting. Het Bestuur is bevoegd om, mits de middelen dit toelaten en de omstandigheden dit vereisen, uitgavenposten met 20% te overschrijden. Acht het Bestuur een grotere overschrijding noodzakelijk dan stelt het Bestuur de leden hierover zo spoedig mogelijk in kennis.
3. In de periode tussen de aanvang van het verenigingsjaar en de vaststelling van de nieuwe begroting is het Bestuur bevoegd te handelen in de geest van de begroting van het voorgaande jaar.
4. De Penningmeester heeft de bevoegdheid, na goedkeuring van het Bestuur, andere Bestuursleden schriftelijk te machtigen om te beschikken over bank- en girosaldi.

Artikel 12. Outdoor reizen

1. Het Bestuur heeft het recht om reisregels op te stellen of aan te passen, deze regels zijn van toepassing op alle deelnemers aan outdoor reizen.
2. Deelnemers dienen zich bij deelname aan de outdoor reizen te houden aan de reisregels.
3. De organisator van de outdoor reis geeft bij inschrijving kennis van het huishoudelijk reglement en de reisregels van de vereniging.
4. Bij deelname aan een reis ben je pas ingeschreven als de aanbetaling is betaald.
5. Indien tijdig wordt afgezegd, minimaal 14 dagen van tevoren, wordt deze aanbetaling teruggestort.
6. Als er korter dan 14 dagen voor de outdoor reis wordt afgezegd worden de gemaakte onkosten voor het reserveren van een plek doorberekend aan de afzeggende deelnemer. Dit moet worden betaald aan UBoulder of wordt ingehouden van de terug te storten aanbetaling door UBoulder.
7. Het Bestuur kan aan de deelnemer die binnen veertien dagen voor aanvang van een activiteit annuleert een vergoeding in rekening brengen. De hoogte van deze vergoeding is afhankelijk van de financiële gevolgen van deze annulering en andere relevante omstandigheden.
8. De afzeggende deelnemer kan een vervanger voor de reis zoeken. Als deze is gevonden en deze de aanbetaling heeft overgemaakt wordt de aanbetaling wel geheel aan de afzeggende deelnemer terugbetaald.
9. Bij verlies of beschadiging van materiaal van de vereniging kan het Bestuur, in overleg met de materiaalverantwoordelijke, de hiervoor verantwoordelijke leden een gepaste schadevergoeding in rekening brengen.
10. Deelnemers aan buitenboulderactiviteiten hebben de verplichting zich tegen de gevolgen van een bergsportongeluk te verzekeren.
11. De organisator van de buitenboulderactiviteit geeft bekendheid aan deze verplichting en controleert deze via een verklaring in het aanmeldformulier of in geschrifte.

Artikel 13. Materiaal

1. Leden hebben recht op het lenen of huren van materiaal voor zover dat voorradig is en niet voor een activiteit van de vereniging noodzakelijk is of al eerder ter beschikking is gesteld aan andere leden. Dit geldt onder het voorbehoud dat deze leden kunnen worden geacht een verantwoord gebruik van dit materiaal te kunnen maken, zulks ter beoordeling van het Bestuur.
2. Degene aan wie materiaal van de vereniging ter beschikking wordt gesteld, is verantwoordelijk voor de teruggave van dit materiaal. Voorts is hij aansprakelijk voor schade aan dit materiaal die voortkomt uit dusdanig onzorgvuldig gebruik dat de hierdoor ontstane schade niet omschreven kan worden als normale slijtage.
3. Het Bestuur bepaalt in welke gevallen huur wordt gevraagd en stelt de hoogte van deze huur vast. Het Bestuur heeft de bevoegdheid leen- en huurcontracten af te sluiten.
4. In het jaarverslag wordt opgesomd welk deugdelijk materiaal op dat moment in het depot aanwezig is en welk materiaal is versleten.
5. De inventaris wordt gecontroleerd door een kascommissie, die zal bestaan uit leden die het huidige jaar niet in het bestuur zitten. De kascommissie geeft de ALV advies betreffende het gevoerde en het te voeren materiaalbeleid.

Artikel 14. Donateurs

1. UBoulder biedt haar leden, oud-leden en andere geïnteresseerden de mogelijkheid om donateur te worden.
2. De jaarlijkse bijdrage van een donateur bedraagt ten minste €25,00. Deze bijdrage dient vóór 1 september van het lopende verenigingsjaar te worden voldaan.
3. In ruil voor de jaarlijkse bijdrage ontvangt een donateur een jaar lang de nieuwsmail, tenzij hij of zij aangeeft deze niet te willen ontvangen.
4. Verder heeft hij of zij recht op deelname aan alle activiteiten georganiseerd  voor donateurs en activiteiten waar het Bestuur donateurs toegang verleent.
5. Een donateur heeft geen stemrecht op zittingen van de Algemene Ledenvergadering.

Artikel 15. Motorvoertuigen

1. Boetes voortvloeiend uit verkeersovertredingen worden betaald door de bestuurder van het motorvoertuig.
2. Leden die ten behoeve van UBoulder-activiteiten hun eigen motorvoertuig ter beschikking stellen, kunnen de vereniging UBoulder niet aansprakelijk stellen voor tijdens deze activiteit geleden en veroorzaakte schade aan en door dit motorvoertuig.

Artikel 16. Schade rijden in geval van een UBoulder-activiteit

1. Een persoon die een door UBoulder gehuurd motorvoertuig bestuurt, draagt in beginsel de verantwoordelijkheid over het voertuig, zijn inzittenden en eventuele aanhangwagen.
2. Bij eventuele schadegevallen aan het gehuurde motorvoertuig wordt het eigen risico verdeeld over de bestuurder van het motorvoertuig en de overige inzittenden, tenzij er sprake is van bewuste roekeloosheid. In dit geval beslist het Bestuur over de kostenverdeling.
3. In bijzondere gevallen kan het bestuur, na het horen van betrokkenen, de bestuurder van het motorvoertuig en/of de deelnemers van de UBoulder-activiteit ontheffen van betaling van zijn of haar deel van het eigen risico.

Artikel 17. Trainingen

1. Leden hebben het recht om deel te nemen aan door UBoulder georganiseerde trainingen.
2. Trainingen kunnen zowel de vorm hebben van een open en losstaande training, als een trainingsreeks met cursusvorm.
3. Eventuele loting of selectie op basis van motivatie gebeurt zo eerlijk mogelijk naar inzicht van de trainingscommissie.
4. Bezwaar tegen de resultaten van de loting of selectie kan binnen uiterlijk 7 dagen schriftelijk aangedragen worden bij de voorzitter van de trainingscommissie.
5. Zowel de trainers als de deelnemers dienen op de hoogte te zijn van de gedragsregels en omgangsregels en zich hier aan te houden.

Artikel 18. Vertrouwenscontactpersonen

1. Bij het niet naleven van onze gedragsregels door een lid en bij grensoverschrijdend gedrag kan een natuurlijk persoon contact opnemen met een door UBoulder aangesteld vertrouwenscontactpersoon.
2. De vertrouwenscontactpersoon stelt samen met de natuurlijk persoon een rapport op waar naar eigen wens geanonimiseerd mag worden.
3. Het Bestuur is genoodzaakt om dit rapport te lezen en op correcte wijze af te handelen.
4. In sommige (veelal strafrechtelijke) gevallen zoals seksuele intimidatie heeft het Bestuur meldplicht. Het Bestuur moet deze gevallen melden bij de bond waarbij UBoulder is aangesloten of een overkoepelende sportbond.

Artikel 19. Slotbepalingen

1. Wijziging van dit Reglement is mogelijk conform de Statuten. Na ontvangst van een voorstel schrijft het Bestuur binnen vier weken een zitting van de Algemene Ledenvergadering uit waar dit voorstel in stemming wordt gebracht.
2. Wijziging van dit voorstel treedt in werking direct na de vaststelling hiervan in de Algemene Ledenvergadering.
3. In alle gevallen waarin noch de Statuten noch dit Reglement voorzien of waarin verschil van mening over de uitleg ervan bestaat, beslist het Bestuur naar beste weten.
4. De leden hebben recht dit Reglement en de Statuten op aanvraag in te zien.