Huishoudelijk reglement
Wijzigingen
- De conceptvorm van dit Huishoudelijk Reglement is opgesteld door het eerste bestuur van UBoulder en zal worden voorgelegd aan de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering in 2019.
Artikelen
Artikel 1. Doelstelling
- Onder de doelstellingen vallen onder meer de volgende activiteiten: het doen beoefenen en bevorderen van de
bouldersport in de ruimste zin des woords.
Artikel 2. Uitnodiging jaarlijkse Algemene Ledenvergadering
- De in artikel 10.4 van de Statuten genoemde termijn van acht dagen is een limiet. Als richtlijn geldt een termijn van veertien dagen.
- De uitnodiging voor de vergadering en agenda worden per e-mail naar alle leden gestuurd.
- De Bestuursleden publiceren hun jaarverslagen tenminste twee weken vóór de Algemene Ledenvergadering.
Artikel 4. Jaarlijkse Algemene Ledenvergadering
- De Algemene Ledenvergadering is slechts bevoegd tot het nemen van besluiten indien behalve het Bestuur tenminste zoveel stemgerechtigde leden aanwezig zijn als het aantal Bestuursleden vermeerderd met één.
- De Algemene Ledenvergadering is slechts toegankelijk voor leden en hen die door het Bestuur zijn uitgenodigd de vergadering bij te wonen. Het Bestuur deelt bij de opening van de vergadering mede wie zij heeft uitgenodigd. Vervolgens besluit de Algemene Ledenvergadering of zij toestemming verleent tot het bijwonen van de vergadering.
- Indien één der aanwezigen vermoedt dat er tijdens de Algemene Ledenvergadering in strijd met de Statuten of dit Reglement wordt gehandeld, kan deze persoon dit in de vorm van een punt van de orde naar voren brengen. Dit punt heeft de allerhoogste prioriteit.
Artikel 5. Stemmen tijdens de Algemene Ledenvergadering
- Een lid welke niet bij de vergadering aanwezig is, kan een ander lid machtigen voor het uitbrengen van zijn stem bij bepaalde onderdelen van de agenda. Hij geeft dit lid een schriftelijke machtiging, waarop wordt vermeld dat de gemachtigde het recht heeft de stem van het lid uit te brengen.
- Een lid kan niet door meer dan twee andere leden worden gemachtigd.
Artikel 6. Sancties, opzegging lidmaatschap bij nalatigheid
- Een lid is elk verenigingsjaar contributie verschuldigd. Totdat aan deze verplichting is voldaan, blijft men contributiedebiteur.
- Opzegging van het lidmaatschap dient schriftelijk bij de secretaris te geschieden. Opzegging van het lidmaatschap dient uiterlijk te gebeuren vóór 1 mei.
- Een lid dat vóór 1 september van het lopende verenigingsjaar de verschuldigde contributie voor dat jaar niet heeft betaald, blijft contributiedebiteur en wordt namens het bestuur een boete van € 15,00 opgelegd. De verschuldigde contributie + boete dient het nalatige lid vóór ingang van het volgende verenigingsjaar te betalen. Indien aan deze verplichting niet wordt voldaan, wordt het nalatige lid per ingang van het volgende verenigingsjaar namens het bestuur het lidmaatschap ontzegd. Het nalatige oud-lid blijft verplicht tot het betalen van de verschuldigde contributie en de opgelegde boete.
- Wanneer een lid, na deelname aan een UBoulder activiteit, de deelnemerskosten niet betaald heeft ofwel de penningmeester niet gemachtigd heeft tot afschrijving van het verschuldigde bedrag, dan is het bestuur bevoegd om dit lid deelname aan andere UBoulder activiteiten te ontzeggen totdat het openstaande bedrag aan UBoulder is voldaan.
- Wanneer de kosten voor deelname aan een UBoulder activiteit achteraf bekend worden gemaakt geldt een betalingstermijn van 6 weken alvorens de boven genoemde bevoegdheid van ontzegging in werking treedt.
- In geval van ernstige overtreding van één of meer artikelen van de Statuten of dit Reglement of indien een lid anderszins de vereniging onaanvaardbare schade berokkent, is het Bestuur bevoegd de overtreder te straffen met een schorsing van ten hoogste drie maanden.
- Een dergelijke schorsing treedt pas in werking wanneer de betrokkene hiervan schriftelijk en met redenen omkleed op de hoogte is gesteld.
- Beroep tegen een dergelijke schorsing is mogelijk op een zitting van de Algemene Ledenvergadering
- Artikel 10 Takenpakket Bestuur
- De leden van het Bestuur dienen hun algemene en specifieke taken naar beste vermogen te vervullen.
Artikel 11. Voorzitter
- De Voorzitter leidt de vergaderingen van het Bestuur en is belast met de coördinatie van de taken binnen het Bestuur voor zover hierin niets anders is besloten.
- De Voorzitter is verantwoordelijk voor het onderhouden van de externe contacten.
- De Voorzitter is belast met het voorzitten van de Algemene Leden Vergaderingen, tenzij het bestuur anders beslist.
Artikel 12. Achterste Voorzitter
- De Achterste Voorzitter is belast met het coördineren van de commissies.
- De Achterste Voorzitter neemt, indien noodzakelijk, de taken van de Voorzitter waar, tenzij het bestuur anders beslist.
Artikel 13. Secretaris
- De Secretaris is belast met het notuleren van zowel de Bestuursvergaderingen als de Algemene Ledenvergaderingen. De notulen van deze Algemene Ledenvergaderingen dienen binnen vier weken na de vergadering ter beschikking van de leden te zijn.
- De Secretaris is belast met het houden en het voeren van de correspondentie van de vereniging.
- De Secretaris is belast met het bijhouden van de volledige ledenadministratie.
- De Secretaris is belast met alle schriftelijke arbeid, voor zover deze niet tot de
specifieke taak van andere Bestuursleden behoort.
Artikel 14. Penningmeester
- De Penningmeester is belast met het beheer van de geldmiddelen van de vereniging en de administratie van inkomsten en uitgaven.
- De Penningmeester geeft de leden tenminste twee weken voor de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering de mogelijkheid om kennis te nemen van zijn jaarafrekening en de begroting voor het komende verenigingsjaar.
- De Penningmeester houdt toezicht op de financiële activiteiten van zijn medebestuursleden.
- De Penningmeester wordt gecontroleerd door een kascommissie, die zal bestaan uit leden die het huidige jaar niet in het bestuur zitten. De kascommissie geeft de ALV advies betreffende het gevoerde en het te voeren financieel beleid.
- Het Bestuur heeft de voorafgaande goedkeuring van de Algemene Ledenvergadering nodig voor:
het uitgeven van verenigingsgeld boven een bedrag van € 500,00 en - Het Bestuur houdt zich aan de in de Algemene Ledenvergadering vastgestelde begroting. Het Bestuur is bevoegd om, mits de middelen dit toestaan en de omstandigheden dit vereisen, uitgavenposten met 20% te overschrijden. Acht het Bestuur een grotere overschrijding noodzakelijk dan stelt het Bestuur de leden hierover zo spoedig mogelijk in kennis.
- In de periode tussen de aanvang van het verenigingsjaar en de vaststelling van de nieuwe begroting is het Bestuur bevoegd te handelen in de geest van de begroting van het voorgaande jaar.
- De Penningmeester heeft de bevoegdheid, na goedkeuring van het Bestuur, andere Bestuursleden schriftelijk te machtigen om te beschikken over bank- en girosaldi.
Artikel 16. Commissaris HKHG
- Het bestuurslid belast met de organisatie van reizen naar outdoor bouldergebieden. De Commissaris HKHG, is verantwoordelijk voor de gang van zaken bij deze reizen. Bij afwezigheid draagt hij zijn taak aan één van de deelnemers (wat de Commissaris HKHG niet van zijn aanspreekbaarheid in deze ontheft).
- De HKHG heeft het recht om regels op te stellen of aan te passen, deze regels zijn van toepassing op alle deelnemers aan reizen georganiseerd door de HKHG.
- De Commissaris HKHG kan aan de deelnemer die binnen veertien dagen voor aanvang van een activiteit annuleert een vergoeding in rekening brengen. De hoogte van deze vergoeding is afhankelijk van de financiële gevolgen van deze annulering en andere relevante omstandigheden.
- Bij verlies of beschadiging van materiaal van de vereniging kan de Commissaris HKHG, in overleg met de Commissaris Materiaal, de hiervoor verantwoordelijke leden een gepaste schadevergoeding in rekening brengen.
- Deelnemers aan boulderactiviteiten hebben de verplichting zich tegen de gevolgen van een bergsportongeluk te verzekeren. De Commissaris HKHG geeft bekendheid aan deze verplichting en oefent controle op de naleving ervan uit. Tevens propageert hij het lidmaatschap en verzekering van de NKBV onder de leden van de vereniging.
Artikel 17. Commissaris Materiaal
- Het materiaal van de vereniging wordt beheerd door een Bestuurslid, de Commissaris Materiaal.
- Leden hebben recht op het lenen of huren van materiaal voor zover dat voorradig is en niet voor een activiteit van de vereniging noodzakelijk is of al eerder ter beschikking is gesteld aan andere leden. Dit geldt onder het voorbehoud dat deze leden kunnen worden geacht een verantwoord gebruik van dit materiaal te kunnen maken, zulks ter beoordeling van de Commissaris Materiaal.
- Degene aan wie materiaal van de vereniging ter beschikking wordt gesteld, is verantwoordelijk voor de teruggave van dit materiaal. Voorts is hij aansprakelijk voor schade aan dit materiaal die voortkomt uit dusdanig onzorgvuldig gebruik dat de hierdoor ontstane schade niet omschreven kan worden als normale slijtage.
- De Commissaris Materiaal bepaalt in overleg binnen het Bestuur in welke gevallen huur wordt gevraagd en stelt de hoogte van deze huur vast. De Commissaris Materiaal heeft de bevoegdheid leen- en huurcontracten af te sluiten.
- In het jaarverslag van de Commissaris Materiaal wordt opgesomd welk deugdelijk materiaal op dat moment in het depot aanwezig is en welk materiaal is afgeschreven.
- De materiaalcommissaris wordt gecontroleerd door een kascommissie, die zal bestaan uit leden die het huidige jaar niet in het bestuur zitten. De kascommissie geeft de ALV advies betreffende het gevoerde en het te voeren materiaalbeleid.
Artikel 19 Donateurs
- UBoulder biedt haar leden, oud leden en andere geïnteresseerden de mogelijkheid om donateur te worden.
- De jaarlijkse bijdrage van een donateur bedraagt ten minste € 25,-. Deze bijdrage dient vóór 1 september van het lopende verenigingsjaar te worden voldaan.
- In ruil voor de jaarlijkse bijdrage ontvangt een donateur een jaar lang de nieuwsmail, tenzij hij of zij aangeeft deze niet te willen ontvangen. Verder heeft hij of zij recht op deelname aan alle activiteiten met uitzondering van boulderweekenden en -weken, training en de kortingsmomenten. Een donateur heeft geen stemrecht op zittingen van de Algemene Ledenvergadering.
Artikel 22. Motorvoertuigen
- Boetes voortvloeiend uit verkeersovertredingen worden betaald door de bestuurder van het motorvoertuig.
- Leden die ten behoeve van UBoulder-activiteiten hun eigen motorvoertuig ter beschikking stellen, kunnen de UBoulder niet aansprakelijk stellen voor tijdens deze activiteit geleden en veroorzaakte schade aan en door dit motorvoertuig.
Artikel 23. Schade rijden in geval van een UBoulder-activiteit
- Een persoon die een door UBoulder gehuurd motorvoertuig bestuurt, draagt in beginsel de verantwoordelijkheid over het voertuig, zijn inzittenden en eventuele aanhangwagen.
- Bij eventuele schadegevallen aan het gehuurde motorvoertuig wordt het eigen risico verdeeld over de bestuurder van het motorvoertuig en de overige inzittenden. De bestuurder betaald €50,- en de overige kosten worden over alle inzittenden (inclusief bestuurder) verdeeld, tenzij er sprake is van bewuste roekeloosheid.
- In bijzondere gevallen kan het bestuur, na het horen van betrokkenen, de bestuurder van het motorvoertuig en/of de deelnemers van de UBoulder-activiteit ontheffen van betaling van zijn of haar deel van het eigen risico.
Artikel 23. Trips
- Deelnemers dienen zich bij deelname aan de trips te houden aan de tripregels.
- Bij deelname aan een trip ben je pas ingeschreven als de aanbetaling is betaald.
- Indien tijdig wordt afgezegd, minimaal 14 dagen van tevoren, wordt deze aanbetaling teruggestort.
- Als er korter dan 14 dagen voor de trip wordt afgezegd worden de gemaakte onkosten voor het reserveren van een plek doorberekend aan de afzeggende deelnemer. Dit moet worden betaald aan Uboulder of wordt ingehouden van de terug te storten aanbetaling door Uboulder.
- De afzeggende deelnemer kan een vervanger voor de trip zoeken. Als deze is gevonden en deze de aanbetaling heeft overgemaakt wordt de aanbetaling wel geheel aan de opzeggende deelnemer terugbetaald.
Artikel 24. Slotbepalingen
- Wijziging van dit Reglement is mogelijk conform de Statuten. Na ontvangst van een voorstel als bovengenoemd schrijft het Bestuur binnen vier weken een zitting van de Algemene Ledenvergadering uit waar dit voorstel in stemming wordt gebracht.
- Wijziging van dit voorstel treedt in werking direct na de vaststelling hiervan in de Algemene Ledenvergadering.
- In alle gevallen waarin noch de Statuten noch dit Reglement voorzien of waarin verschil van mening over de uitleg ervan bestaat, beslist het Bestuur naar beste weten.
- De leden hebben recht dit reglement en de Statuten op aanvraag in te zien.